26. September 2019

BEOS und DocEstate – Behördenauskünfte auf Knopfdruck

Grundbuchauszüge, Katasterpläne, Denkmalschutzeinträge – diese und viele weitere Dokumente müssen im Lebens- und Investmentzyklus von Immobilien wiederholt bei verschiedenen Behörden abgefragt werden. Der Aufwand steigt naturgemäß mit der Größe des Portfolios. Erschwerend kommt hinzu, dass sich Zuständigkeiten und Prozesse von Bundesland zu Bundesland, manchmal gar innerhalb einer Region von Standort zu Standort unterscheiden. Um der kleinteiligen Aufgabe zu begegnen, ist BEOS einmal mehr neue Wege gegangen – mit dem Start-up DocEstate.

Das vierköpfige Team aus Aschaffenburg hat den Bedarf erkannt und fungiert als Schnittstelle zwischen Behörden und Immobilieneigentümern beziehungsweise – wie im Falle von BEOS – den Eigentümerstellvertretern, die regelmäßig auf verschiedene und vor allem aktuelle Dokumente zugreifen können müssen, zum Beispiel zur Vorbereitung auf Objektbewertungen. „Wir haben ein Netzwerk mit Behörden und Ansprechpartnern vor Ort aufgebaut. Dadurch können wir die Transparenz maßgeblich erhöhen und den Prozess der Dokumentenbeschaffung beschleunigen – nicht zuletzt, indem wir auf eine digitale Lösung setzen. Der Auftrag gleicht einer simplen Online-Bestellung – eben mit dem Unterschied, dass kein Essen, sondern Immobilienunterlagen geliefert werden. Der Prozess ist dabei vollautomatisiert und ist für den Nutzer mit minimalem Aufwand verbunden“, sagt Christoph Schmidt bei DocEstate.

Die Benutzeroberfläche von DocEstate ist wie ein Webshop aufgebaut, in dem…

Pilotprojekt mit Mehrwert – und Fortsetzung

„Nach der Kontaktaufnahme Anfang 2019 ging alles sehr schnell“, erinnert sich Jessica Dümchen, Projektmanagerin im Team Digital Solutions bei BEOS, an den Projektauftakt. „Wir waren überzeugt, dass DocEstate unsere Projektteams enorm entlasten kann – und DocEstate hat seinen Mehrwert auch direkt unter Beweis gestellt.“ Als Pilotprojekt diente ein Portfolio mit Unternehmensimmobilen, für das eine Bewertung anstand. DocEstate beschaffte alle erforderlichen behördlichen Auskünfte zentral und übergab sie in einem digitalen Datenraum an BEOS. „Das Pilotprojekt ist so positiv verlaufen, dass wir bereits weitere Einsatzmöglichkeiten prüfen“, sagt Jessica Dümchen. „Unsere Vision ist es, auf Knopfdruck transaktionsbereit zu sein und DocEstate liefert einen wesentlichen Beitrag hierzu.“

… unter anderem der Dokumentenstatus für einzelne Objekte übersichtlich und aktuell abgebildet wird