Tausende Dokumente per Mausklick sortiert – der Dokumenten- und Datenservice „DELPHI“

Eine Immobilie – über 1000 Dokumente. Diese Problematik ist wahrscheinlich den meisten Asset-Managern bekannt. Die Folge davon sind lange Suchvorgänge, aufwändige Sichtungen, händische Eingaben und eine umständliche Suche nach Zielordnern in der Ablagestruktur. Aber nicht nur vor diesem Hintergrund erfahren KI-gestützte Tools immer größeren Zuspruch: Die aktuelle Situation unterstützt die Entwicklung hin zum digitalen Asset Management. Denn der Einsatz digitaler Lösungen für mehr Effizienz gerät gerade jetzt verstärkt in den Fokus und wird zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

Aus diesem Grund setzt BEOS als erster Kunde seit kurzem auf DELPHI, dem KI-Roboter von Architrave. Mithilfe dieser Software werden Dokumente eingelesen, korrekt benannt und schließlich automatisiert und kategorisiert abgelegt. Aus dem ehemals aufwendigen Prozess der Dokumentenverarbeitung wird ein einfaches „drag & drop“: Dokument auf das jeweilige Asset ziehen – fertig!

Die Routineaufgaben der Dokumentation werden von der DELPHI-KI und einem Qualitätsmanagement übernommen und die Mitarbeiter können sich wieder mehr auf das wirkliche Managen von Assets statt auf das Sortieren von Unterlagen fokussieren.

Die Besonderheit des Projektes „Digitale Objektakte“ war die Umsetzung im Sinne einer agilen Softwareentwicklung, das heißt iterativ und gemeinschaftlich: Nutzer und Entwickler arbeiten im engen Austausch miteinander, anstatt starre Anforderungskataloge zu erstellen und umzusetzen. Der Startschuss für diese gemeinsame Reise fiel im Juli 2019.

Das Projektteam, bestehend aus Mitarbeitern von BEOS und BEREM, akquirierte aus jedem Standort zwei Ansprechpartner, die sogenannten „Co-Trainer“. Christin Buhl, BEOS Projektmanagerin Digital Solutions, erläutert deren Aufgabe: „Um das neue System in den Alltag zu integrieren, haben die Co-Trainer mit Rat und Tat zur Seite gestanden – und als Motivatoren die Kollegen im Umgang mit DELPHI sensibilisiert.“

Auf regelmäßiger Basis wurde sich mit Architrave über den aktuellen Stand ausgetauscht, Anregungen aus den Teams aufgegriffen und Optimierungsbedarf ermittelt – das Prinzip der „verlängerten Werkbank“ kam hier einmal mehr erfolgreich zum Tragen. Für die erste Testphase wurden die Unterlagen des gesamten Laetitia-Portfolio – insgesamt 32 Objekte – für Delphi freigeschaltet und die ersten Dokumente hochgeladen. Auch externe Mitarbeiter wie Facility Manager, wurden in dieser Testphase berücksichtigt – und beurteilten die Handhabung des Uploads als sehr intuitiv.

Viele Fragen: Die Antwort auf komplexe Anforderungen

Es wurde viel kommuniziert, diskutiert, Ideen ausgetauscht und auch über Risiken offen gesprochen. Denn neben den positiven Aspekten gab es aber auch gewisse Herausforderung. „Für viele Kollegen war die automatisierte Ablage ein großes Thema: Was ist, wenn das Dokument in den falschen Ordner wandert und man es nicht wiederfindet? Auch dafür bietet DELPHI eine transparente Lösung: Mit dem „History“-Button kann dieser Prozess nachvollzogen werden. Durch die Möglichkeit, den Status der hochgeladenen Dokumente zu verfolgen und den Ablageort zu prüfen, entstand ein vertrauensvollerer Umgang mit DELPHI“, erläutert André Heerklotz, Senior Operations Manager BEREM.

Aufgrund der guten ersten Erfahrungen und großen Akzeptanz im Team werden seit Juni sämtliche Dokumente und somit Prozesse in diesem Bereich mithilfe der DELPHI Software abgebildet. Die nächsten Ideen zur Weiterentwicklung sind auch schon vorhanden und die Reise kann weitergehen.

Architrave & BEOS – Immobilienwirtschaft effizienter gestalten

Architrave wurde 2012 gegründet und ist Marktführer für intelligente Datenräume. Das Unternehmen hat als erstes überhaupt  einen Datenraum entwickelt welcher sich ausschließliche auf die Immobilienbranche konzentriert. Dabei wird ein Mehrwert für den gesamten Immobilien Life-Cycle geboten.

BEOS arbeitet bereits seit 2015 mit Architrave zusammen, um ein digitales Dokumentenmanagement-System aufzubauen. Seit 2017 besteht eine strategische Partnerschaft der beiden Unternehmen. Das Ziel ist es Synergien aus Immobilien- und Technologie-Know-how für optimierte Prozesse zu nutzen. Dabei sollen intelligente Lösungen für die gesamte Branche entstehen.