„Die Online-Schnittstelle für offizielle Dokumente“: Wie BEOS und DocEstate den Gang zur Behörde digitalisieren
Sei es die neue Kaffeemaschine oder der Wocheneinkauf: Die Vorteile, Bestellungen bequem von daheim per Knopfdruck online zu erledigen, wurden nicht zuletzt während der Kontakteinschränkungen nochmals deutlicher. Von diesem Prinzip profitieren seit einiger Zeit auch die Projektmanager der BEOS AG.
Was im vergangenen Jahr als Pilotprojekt begann, wurde inzwischen auf 126 Objekte und 28 Dokumenttypen ausgeweitet: Gemeinsam mit den Spezialisten des Aschaffenburger PropTechs DocEstate wurde die digitale Plattform CONNECT+ entwickelt, dank der für jedes BEOS-Objekt die nötigen juristischen Dokumente vollautomatisiert bei den Behörden angefragt werden können. Sobald ein Grundbuchauszug, eine Katasterkarte, ein Denkmalschutzeintrag oder ein anderes Dokument eingetroffen ist, erhält der Besteller eine E-Mail-Benachrichtigung und die Dateien können bequem auf der Plattform heruntergeladen werden. Für diejenigen Auskünfte, die regelmäßig eingeholt werden müssen, lässt sich zudem ein fester Turnus einstellen. Die Anfragen können also vollautomatisiert ablaufen.
Übersicht in die Datenlage bringen
Die Experten von DocEstate kümmern sich dabei aber nicht allein um die technischen Aspekte von CONNECT+, sondern aktualisieren präventiv alle relevanten Grundstücksdaten und kümmern sich um die Bereitstellung aller wichtiger Vollmachten. Dadurch entstehen schnellere und vollständigere Auskünfte für den Projektleiter.
Wichtig ist das vor allem im Rahmen von Ankäufen oder bei komplexen Revitalisierungen von ehemaligen Industriebrachen und ähnlich komplexen Unternehmensimmobilien. Dort ist die Informationsgrundlage oft lückenhaft und die Frage nach der Eigentümerschaft einzelner Teilbereiche nicht immer von vorneherein transparent. Manchmal muss sogar geklärt werden, welchem Flurstück eine bestimmte Fläche zugeteilt ist.
Was früher für die BEOS-Projektmanager einen großen Arbeits- und Zeitaufwand darstellte, wird nun von DocEstate in enger Zusammenarbeit mit dem Digital Solutions Team von BEOS übernommen. „Dadurch ermöglichen wir unseren Projektmanagern, sich viel stärker auf das Kerngeschäft zu konzentrieren und die von ihnen betreuten Objekte strategisch voranzubringen. Dabei hilft auch die analytische Arbeit von DocEstate, die oftmals zur Entscheidungsgrundlage wird“, sagt Christin Buhl aus dem Digital Solutions Team von BEOS.
Wissenstransfer zwischen Immobilienbranche und Behörden
Zu den wichtigen Zielen von DocEstate gehört aber nicht nur, Immobilienprofis den Arbeitsalltag zu erleichtern. Genauso geht es darum, mit CONNECT+ Schnittstellen zur Politik beziehungsweise zu den Behörden zu schaffen und somit die Kooperation zwischen Immobilienwirtschaft und öffentlicher Hand zu stärken: „Während wir den verschiedenen Ämtern die notwendigen Anträge stets so bereitstellen, wie sie sie benötigen, schaffen wir gleichzeitig ein tieferes Verständnis für komplexe Immobilienportfolios und Fondsprodukte bei den Mitarbeitern der Behörde“, kommentiert Christoph Schmidt, Gründer und Geschäftsführer von DocEstate.